Svrha modula "Serials" u knjižničnom softveru je kontrola pristizanja pojedinih sveščića časopisa, reklamacije i evidencija pristizanja po reklamacijama.

Kreiranje pretplate i obrasca izlaženja

Da bi se moglo evidentirati pristizanje, potrebno je kreirati pretplatu i definirati formulu prema kojoj se predviđa izlaženje pojedinih sveščića. Predviđanje izlaženja bazira se na učestalosti izlaženja za period pretplate i načinu numeracije.

radi dobro:
"predviđa" izlaženje za sve jednostavne slučajeve, pa čak i u onim slučajevima kada izlazi više volumena tijekom pretplate.

ne radi, treba popraviti:
slučaj konsekutivne numeracije sveščića, dakle kod onih slučajeva kada se kod promjene numeracije volumena broj sveščića ne "resetira" na broj 1 vec konsekutivno raste

Primjerice naslov: ANTIQUITY :A PERIODICAL REVIEW OF ARCHEOLOGY. U 2010. godini izaći će 1 volumen (84) u 4 sveska s numeracijom 323-326. Kod broja 327 volumen se treba promijeniti u 85. To je "rollover" svezak. Koha 327 ne prepoznaje kao numeraciju sveska, već kao broj sveščića kada se mijenja numeracija volumena. Dakle nakon 327 svezaka mijenjao bi se broj volumena. Numeracija sveščića može se ispraviti editiranjem u "Serials Collection", ali time se gubi funkcija koja u osnovi treba biti automatska, a posao koji treba biti rutinski stavlja na drugu razinu.

Zaprimanje primjerka

Kod pretplata nije uobičajeno da se poneki sveščić izgubi u pošti ili na neki drugi način i treba tražiti zamjenski svezak od izdavača/dobavljača.
Dešava da najprije dođe broj 3, a onda brojevi 1 i 2. U trenutku pristizanja broja 3, brojeve 1 i 2 treba automatski označiti da kasne.

Postoje u osnovi dva načina zaprimanja i reklamacija:

1) Prvi način je da se nakon evidentiranja pretplate unaprijed generiraju svi sveščići koji trebaju pristići.

Nedostatak tog načina je da Koha označava sve generirane sveščiće automatski na "kašnjenje" pa se isti nalaze i u reklamacijama. Druga je prednost da se moze ispraviti eventualno pogrešna numeracija. Nedostatak umanjuje činjenica da se može oznaćiti za reklamaciju samo sveščić koji zaista kasni.

Gledano iz druge perspektive, logika u kojoj se svi unaprijed generirani sveščići automatski stavljaju na "kašnjenje" je osnova za funkcioniranje reklamacija. Budući da Koha trenutno nije prilagođena ovom načinu, teško je govoriti o prednostima i nedostacima.

Što se tiče ispravljanja eventualno pogrešne numeracije:

• takva se niti ne bi smjela unjeti kao formula - tj. ako postoje bugovi u računanju formule, oni se trebaju pokušati ispraviti
• u slučaju da je numeracija različita za jedan broj od njih npr. šest, onda to treba ispravljati kod zaprimanja primjerka

U slučaju da je iz nekog razloga ovaj način pogodniji, potrebno je osmisliti novu logiku funkcioniranja reklamacija.

2) Drugi je način da se sljedeći sveščić generira nakon zaprimanja tekuceg.

Nedostatak je da se eventualno pogrešna numeracija mora ispravljati u nekoliko navrata - eventualno pogrešna numeracija ne smije postojati, radije nikakva nego pogrešna.

Drugi je problem da se sljedeći sveščić ne generira automatski ako je prethodni reklamiran - rekreiranje ovoga problema nije uspjelo

Tu se vraćamo na gornji postupak da je bolje odmah generirati sve očekivane sveščiće - ovo je potrebno dodatno argumentirati.

Problem postoji i kod zaprimanja sveščića. Jednom reklamirani sveščić nestaje s liste i ne može se zaprimiti funkcijom "receive" -- može se zaprimiti preko "serial collection" ili "issue history".

Kod kreiranja nove pretplate obje mogucnosti "create an item record when receiving this serial" i "do not create an item record when receiving this serial" zapravo daju isti negativan rezultat, odnosno neupotrebljive su.
Preostaje da se zapis primjerka kreira u modulu katalogizacije, sto znaci da se odabrani "Numbering pattern" ne koristi i potrebno je "Serial Enumeration / chronology" ponovo upisivati u modulu katalogizacije.

No, s druge strane, zato što Koha nije proizvod već skupina alata i zato što smo na njenoj implmenetaciji i razvoju zaposlili eksperte, ovi problemi su rješivi.

Od navedenih problema najozbiljnijom smatram zaprimanje reklamiranog svescica. No, sveščići se mogu zaprimiti preko drugog sučelja, pa to i nije tako velik problem.

Ozbiljan problem je situacija u kojoj se podaci o serial enumeration ne prepisuju na item.

Definiranje ucestalosti, s obzirom na broj naslova nije posao koji se moze napraviti preko noći. - nije niti mišljeno da se to napravi preko noći, kao što je nemoguće preko noći implementirati serials modul
Uostalom za najveći broj časopisa ugrađeni kalkulator dobro izračunava predviđanje.
Problem je konsekutivna numeracija koju sam opisao, a jos slozenija je konsekutivna numeracija s vise volumena u jednoj godini. Reklamiranje je jedna od vaznih funkcija ovog modula. Reklamiranje ne radi u onom djelu u kojem treba zaprimiti reklamirani svescic.

Problemi s trenutnim stanjem obrade časopisa

Što se tiče fonda tekućih časopisa zadnjih nekoliko godina nalazi se na izlozbi i sveščići su čipirani, a podaci o zaprimljenim svescicima nalaze se u Excelu, što može predstavljati probme u svakodnevnom radu.

Dubravka na dnevnoj bazi upisuje stari fond pri cemu dinamiku odreduju zahtjevi za casopisima tako da mi nije jasno kako nedostatak tih podataka izaziva probleme u svakodnevnom radu.

Problem je u tome, ako uopce postoji, sto Kristinina evidencija nije vidljiva u OPAC-u pa zbog toga i lokacija casopisa.

Samo dva nasumicna primjera koji su jos dobri s obzirom na azurnost starog kataloga:

Naslov "Motivation and Education" u novom katalogu nema fond. U starom je zadnji zaprimljen svescic vol. 32, broj 2 (2008). Na izlozbi se nalazi i broj 3 za 2008, koji u starom katalogu nije evidentiran. Broja 4 nema na polici, ali neznam zasto jer nemam Kristinine podatke.

Naslov "International review of education" isti slucaj. Kontinuacija za pred-Kohino razdoblje nije zavrsena.

Naslov "International review of education" isti slucaj. Kontinuacija za pred-Kohino razdoblje nije zavrsena.

I to su jos dobri primjeri. Ima naslova koji nisu kontinuirani od 2005. ili 2007.

Drugim rijecima podaci o fondu koji su konvertirani su nepouzdani, a za pretplate kod kojih podaci nisu konvertirani mogu se naciniti copy-paste tehnikom, ali se postavlja pitanje sto se time dobiva. Fond casopisa se treba evidentirati uz istovremenu reviziju dakle de visu, a kako je to opsezan posao radit ce se dinamikom koju odreduje "potraznja".