Upis korisnika s AAI računom dobivenim na FF-u

1. Reći korisniku da se prijavi u javni katalog s AAI.

To može napraviti kod kuće ili u knjižnici. Kad se prvi put logira u katalog dogodi se ovo:

• U Kohi se stvori zapis o korisniku
• Povuku se AAI@EduHr podaci iz LDAP-a (i tablice s adresama, ako postoji)
• Korisnik se smjesti u kategoriju koja nema pravo posudbe (IMP = Automatski uneseni korisnici)

Korisnik koji se samo logirao, nije aktivan (nema datum upisa i nije u kategoriji za koju su definirana prava posudbe).

2. Nadopuniti podatke

• pronaći korisnika preko intranet sučelja
• nadopuniti/ispraviti podatke
• staviti korisnika u odgovarajuću kategoriju

Nakon ovoga korisnik postaje aktivan. U tom trenutku predan je i zahtjev za izdavanje iskaznice.

3. Obavijestiti korisnika da će iskaznicu dobiti sljedeći tjedan, u ponedjeljak.

Tko ima pravo na FFZG AAI korisnički račun?

• svi zaposlenici FFZG
• studenti FFZG - uključujući i poslijediplomske studente koji već imaju AAI na ustanovi pri kojoj su zaposleni
• vanjski suradnici FFZG

Što ako osoba nije još izvadila AAI na FFZG a ima na to pravo i knjige joj hitno trebaju?

1. Pitati po kojoj osnovi ima pravo korištenja Knjižnice

Ako je vanjski suradnik, pitati na kojem odsjeku. Ako je poslijediplomski student, pitati je li podmirila sve obaveze (upisala/platila semestar).

2. Upisati korisnika "ručno"

Polja na koja treba obratiti pažnju:

• Card number - upisuje se e-mail korisnika
• Category - odabrati odgovarajuću kategoriju
• Circulation note - upisati po kojoj osnovi ima pravo na korištenje Knjižnice
• OPAC login - ne dirati i nikako NE pod OPAC login upisati nešto što liči na AAI ili mail (jer se onda ne mogu automatski izdvojiti)
• OPAC password - ne dirati

3. Poslati e-mail na adresu korisnici@rt.knjiznica.ffzg.hr

naslovom (subject) maila treba biti: upisan bez AAI ime prezime

4. Uputiti korisnika da što prije otvore svoj AAI korisnički račun na FFZG

• ako se radi o poslijediplomcima treba ih uputiti da se jave e-mailom u Poslijediplomsku referadu (vidi obavijest na http://infosl.ffzg.unizg.hr/dezurstva/) i kažu da trebaju AAI. U referadi će im provjeriti status (jesu li upisali/platitli semestar) i ako jesu referada će informatičkoj službi poslati zahtjev za otvaranjem AAI računa.

• ako se radi o vanjskim suradnicima uputiti ih u Službu za informatiku; trebaju sa sobom imati neki dokaz da su vanjski suradnici (ugovor).

5. Zamoliti korisnika da s tim računom ne prijavljuju u katalog prije nego što dobiju obavijest iz Knjižnice da to mogu učiniti (na baze od kuće se mogu prijaviti odmah čim dobiju AAI račun).

6. Obavijestiti korisnika da će iskaznicu dobiti nakon što otvore AAI na FFZG.

Upis korisnika bez AAI računa dobivenog na FF-u

Ako se korisnik ima pravo upisati u Knjižnicu, a ne može kod nas dobiti AAI (to su npr. studenti koji studiraju muzičku akademiju i pedagogiju, odnosno dodiplomski i diplomski studenti drugih fakulteta koji na FFZG slušaju samo neke kolegije), postupak je sljedeći:

1. Upisati korisnika "ručno"

Polja na koja treba obratiti pažnju:

• Card number - upisuje se e-mail korisnika
• Category - odabrati odgovarajuću kategoriju
• Circulation note - upisati po kojoj osnovi ima pravo na korištenje Knjižnice
• OPAC login - ne dirati i nikako NE pod OPAC login upisati nešto što liči na AAI ili mail (jer se onda ne mogu automatski izdvojiti)
• OPAC password - ne dirati

2. Obavijestiti korisnika da će svoj "poseban" korisnički račun za katalog Knjižnicu dobiti sljedeći tjedan, u ponedjeljak, zajedno s iskaznicom.

Taj "poseban" korisnički račun služi im za prijavu u knjižnični katalog (tako da vidi status svojih zaduženja), a ne mogu ga korisniti za udaljeni pristup bazama podataka i prijavu na računala u čitaonicama.

Ako trebaju računalo - u prizemlju se mogu logirati sa bilo kojim AAI, znači i s onim kojeg su dobili na svojoj matičnoj ustanovi.

Izdavanje iskaznica i "posebnih" korisničkih računa

Petkom printamo iskaznice i otvaramo "posebne" korisničke račune.

Korisnicima treba reći da će iskaznica i "poseban" korisnički račun (za one koji nemaju AAI na FF-) biti gotova sljedeci tjedan, u ponedjeljak.

Prijavljivanje izgubljenih iskaznica i izdavanje novih

Korisnik može prijaviti gubitak iskaznice na bilo kojem pultu u bilo koje vrijeme.

Knjižničar treba:

1. popuniti circulation note u zapisu o korisniku

ovako: izgubljena iskaznica, prijavljeno 7.1.2013.

2. provjeriti primary e-mail korisnika

treba biti upisan onaj mail kojeg korisnik zaista koristi!

3. poslati zahtjev za blokiranje iskaznice

adresa: korisnici@rt.knjiznica.ffzg.hr

subject: Izgubljena iskaznica Ime Prezime

tijelo poruke:
Ime Prezime (broj iskaznice)

4. uputa korisniku

"E-mailom ćete dobiti obavijest o tome da je vaša iskaznica blokirana. Ako želite novu iskaznicu, na blagajni Fakulteta trebate uplatiti iznos od 50 kn. Molimo da nam javite kad to učinite, nakon čega ćemo pokrenuti izradu vaše nove iskaznice. Obavijest o uplati trebate poslati na e-mail s kojeg ćete dobiti obavijest o blokiranju iskaznice ili se javite na pult u prizemlje."

Korisnici upisani bez AAI, a kasnije ga dobili

Ovo je najproblematičnije i takvu situaciju treba izbjegavati, tj. ove koji nas AAI mogu dobiti ne bi trebalo upisivati bez tog podatka.

Osim sto služi za identifikaciju korisnika, AAI račun služi i za automatsko obnavljanje datuma do kad traje članstvo u Knjižnici. Za većinu studenata AAI se automatski obnavlja prema podacima iz referade.

Jedna osoba bi trebala biti zaduzena za to da takve ima na brizi. Do daljnjega takve osobe nema, sto stvara probleme.

Dupli korisnički računi

Nastaju tako što je korisnik upisan bez AAI, a onda je naknadno dobio AAI i prijavio se u katalog.

Brisanje:

Ovo rade samo administratori sustava!

Provjeriti:

• da li postoje zaduženja na oba zapisa
• check-out history na oba zapisa
• broj iskaznice
• da li je korisnik napravio svoj popis u katalogu?

Na temelju ovih informacija odlučiti koji će se zapis brisati.

Što s korisnicama koje su promijenile prezime?

Potrebno je zabilježiti oba prezimena, tako da oba budu pretraživa.

Kao glavno prezime (polje "Surname") uzima se ono trenutno, bez obzira šta joj pise na drugim dokumentima.

Staro prezime bilježi se u polje "Other name" (u formularu za unos korisnika), s prefiksom "rođ."

Prije se upisivalo u napomenu, to nije bilo dobro jer korisnicu nije bilo moguće pretražiti prema oba prezimena (popraviti!)

Unos promjena koje su korisnici poslali preko svog korisničkog računa u javnom katalogu

(ovo radi samo jedna osoba)

Što ako pobrišu fiksni telefon ili neki drugi podatak?
Općenito, ako nešto pobrišu, a ne stave novo, to se ne bi smjelo pobrisati, već nekako provjeriti.... pitati ih najbolje.

Fiksni telefon je onaj kod roditelja, a ponekad je jako efikasno nazvati roditelje :)

Sve mailove od korisnika treba čuvati.