Kronologija događanja relevantnih za implementaciju softvera u Knjižnici Filozofskog fakulteta

kraj 2005.

U NSK osnovan Centralni tim za provođenje projekta implementacije programskog paketa Voyager u knjižnice u sustavu znanosti i visokog obrazovanja.

Knjižnice FF-a odgovaraju na Upinik o implementaciji, potreban NSK u svrhu planiranja čitavog sustava.

24. studenoga 2005. godine potpisan je Stalni ugovor o računalnom programu između Endeavor Information Systems Inc. i Nacionalne i sveučilišne knjižnice u Zagrebu koji predsttavlja glavni ugovor u odnosu na sve ostale akademske i istraživačke institucije u Republici Hrvatskoj.

2006.

Započinje implementaicija Voyager-a u NSK. Otvorene su demo baze za sva ostala sveučilišta i održani orijentacioni treninzi.

Krajem 2006. dovršeni građevinski radovi nove Knjižnice Filozofskog fakulteta. Čeka se II. faza kredita kako bi se moglo započeti s unuranjim uređenjem i opremanjem.

Više od 20. dislociranih knjižnica FF-a nema softver zadovoljavajućih karakteristika. Postoji samo primitivna softverska podrška pri obradi građe i samostalno razvijen online katalog za pretraživanje fonda zadovoljavajućih osobina.

Filozofski fakultet imenuje koordinatora za implemeteciju Voyager-a u svojoj ustanovi.

početak 2007.

NSK počinje s produkcijskim radom u Voyager softveru.

Filozofski fakultet aktivno se uključije u projekt implementacije Voyager-a.

Bez softverskog rješenja koje će podržati sve najfrekventnije poslovne procese u novoj Knjižnici nije moguće pustiti u pogon novu Knjižnicu. Trebalo je automatizirati minimalno obradu u posudbu (žalosna je činjenica da su u tom trenutku Knjižnice FF-a bilježile podatke o posudbi ručno!)
Trebalo je pripremiti građu za smještaj na police u novim čitaonicama, osmisliti novi sustav za smještaj građe, svakom primjerku knjge pridijeliti odgovarajuću oznaku i zapisati to u računalnu bazu.

sredina 2007.

Započinje se sa samostalnim razvojem softvera (WebPAC2) za uređivanje i konverziju podataka kako bi se proces implementacije novoga softvera maksimalno ubrzao.

Knjižnice FF-a imale su u tome trenutku više od 300.000 zapisa o knjigama i drugoj građi, razlomljenih u više od 20 odvojenih baza u softveru CDS/ISIS. Koristile su softver različit od softvera kojeg je koristila NSK i zato je konverzija tih podataka uključivala drugačiju, prilagođenu proceduru. Velik broj knjižnica unutar Sveučilišta u Zagrebu koristi također CDS/ISIS. Softver za konverziju je objavljen pod slobodnom licencom i postojala je nada da će se iskoristiti i za druge knjižnice.

početak 2008.

Nastavljaju se radovi na unutrarnjem uređenju i opremanju zgrade nove Knjižnice. Raspisuje se natječaj za RFID opremu i u dokumentaciji toga natječaja treba navesti koji softver se koristi za knjižnično posovanje (sustavi moraju znati komunicirati).

U užoj i široj okolini nacionalnoga projekta za nabavu knjižničnoga softvera desile su se promjene zbog kojih su se aktivnosti usporile (http://www.nsk.hr/Info.aspx?id=642).

Knjižnice FF-a morale su krenuti u potragu za alternativnim rješenjem, a potraga je bila vođena s dva cilja na umu: rješenje mora biti cjelovito i softver mora omogućiti razmjenu podatake s drugim knjižnicama. Također, rješenje nije smjelo biti skupo jer se samostalna nabava softvera nije planirala.

ožujak 2008.

Odabrana je Koha, slobodno dostupan softver. Započela je intenzivna edukacija o administraciji sustava i pripremanje sustava za prihvat konvertiranih podataka (migracija) i ostala potrebna podešavanja.

srpanj 2008.

Odabran dobavljač RFID opreme. Započinje rad na implementaciji RFID sustava i integraciji s knjižničnim sustavom.

lipanj 2008.

Dovršena migracija podataka u Kohu. Započela obrada građe za čitaonice u otvorenom prisutpu - pridjeljivanje novih oznaka za smještaj građe i fizička obrada primjeraka.

ožujak 2009.

Knjižnica je svečano otvorena 11. ožujka 2009., a 16. ožujka krenuo je automatizirani upis korisnika i posudba. Podaci o korisnicima preuzimaju se iz fakultetskih sustava.

Na policama je čekalo preko 110.000 primjeraka knjiga opremljenih RFID oznakama i novim naljepnicama s oznakom smještaja, spremnih za korištenje i posudbu. Uskoro su stavljeni u pogon i uređaji za samoposudbu knjiga integrirani s Kohom.

lipanj 2009.

U tri mjeseca obrađeno je dodatnih oko 16.000 knjiga za čitaonice u otvorenom pristupu (oko 250 jedinica dnevno). U posudbi je učinjeno oko 30.000 transakcija (oko 500 jedinica dnevno). Nastavlja se s implementacijom ostatka knjižničnog poslovanja (nabava, obrada periodike, međuknjižnična posudba).

Bilo kakva brzopleta zamjena softvera nekim drugim u ovome trenutku ozbiljno bi narušila funkcioniranje informacijskog sustava u Knjižnici FF-a. Zbog kompleksnosti cijeloga postupka knjižnice općenito nemaju tendenciju migirati na drugi softver u ciklusima manjim od 5 godina.

Pripreme

IMPLEMENTACIJA

PLAN RADA

MAPIRANJE

• pretpostavka migracije
• pretpostavka signiranja

MIGRACIJA

• sređeni fond
• ako je mapiranje gotovo

TEHNIČKA PODRŠKA

• izraditi -searchplugin-- za Firefox i --toolbare-
• instalirati firefox 3
• instalacija pad-ova

EDUKACIJA PRESIGNIRANJE

• upute
• redoslijed prema migraciji
• individualno

PRESELJENJE ČASOPISA

• signiranje završeno
• slijedi fizičko preseljenje
• čeka se da je podrum gotov
• kada prostor gotov, očistiti (treba vidjeti tko čisti – izvođač ili faks)
• urediti ulaz u sam podrum (rampa, nosači?)
• trebaju košare
• svakako netko gore i netko dolje tko će nadzirati rad
• svakako evidencija
• lijepiti oznake na kompaktuse

PRESELJENJE PASIVNOG FONDA

• neobrađeni fond
• pasivni fond
• oštećeni fond
• označiti u bazi lokaciju

ČIPIRANJE

• čipiramo li sve knjige ili samo aktivni fond?
• u starom prostoru
• čim dođu naljepnice i printer
• demosi ili praktikanti
• treba paziti na mjesto lijepljenja čipova (3 različite lokacije na zadnjoj stranici prije omota, ali što bliže hrptu)

PRESELJENJE AKTIVNOG FONDA

• košare
• evidencija
• kontrola
• nosači pomoćni radnici
• lijepljenje naljepnica na kompaktuse
• čišćenje knjiga (alkohol, vata??)

PRESIGNIRANJE

• u novom prostoru
• samo aktivni fond
• zaštita naljepnica (zaštitna folija -
• odrediti mjesto lijepljenja naljepnica
• upisati u bazu (gdje, kako, na čemu?)

EDUKACIJA KATALOGIZACIJA

• upute (originalna i copy katalogizacija)
• revizija napravljenog
• organizacija edukacije

o prvo oni kojima se podaci prvi migriraju
o vjerojatno individualno (zbog nemogućnosti pronalaska adekvatnog prostora)
o oni koji su preselili građu i koji mogu početi katalogizirati (ili prije?)

EDUKACIJA – DRUGI POSLOVI

• nabava
• posudba
• rezervacije
• veza sa zatvorenim spremištem

POTREBNO NABAVITI

• zaštitna folija
• alkohol
• vata (ili nešto drugo za čišćenje knjige)
• škare
• olovke
• naljepnice za signature
• naljepnice za kompaktuse
• čipovi