• to nije copy-paste
• pitanje dijakritika: š i č - u pravilu ne mijenjamo slova (jednom će se automatski generirati u prava), ako želimo, možemo

RADNI PROCES PREUZIMANJA ZAPISA IZ DRUGIH KNJIŽNICA

• nakon što smo našu bazu pregledali i vidjeli da ne možemo dodati item ili duplicirati zapis, krećemo u potragu za zapisom u drugim knjižnicama
• ulazimo u modul katalogizacije
• otvorimo Add MARC RECORD

• kliknemo na z39.50 Search

• označimo iz koje knjižnice želimo preuzeti zapis (za sada radi samo NSK i LOC)
• upišemo podatke prema kojima želimo pretražiivati (Title, ISBN...)
• NAPOMENA: ISBN prepoznaje kada se upisuju crtice, iako je upisano u nsk bez crtica; bez crtica ne prepoznaje zapis - u onim zapisima u kojima je napisan ISBN s crticama (vjerojatno konvertirani zapisi)
• kada nam se otvore rezultati, pregledamo ISBD prikaz (Card) ili MARC prikaz (MARC)

• kada smo zadovoljni zapisom, kliknemo na Import
• pričekamo da nam se preuzme zapis
• promijenimo Change framework u Knjige
• provjerimo što provjeriti moramo

POLJA KOJA PROVJERAVAMO:

Polja koja smo preuzeli, ane kose s našim podacima, ostavljamo. Lokalna polja svakako brišemo.

000/LEADER

 5 c
9 a-UCS/Unicode
17 7 - Minimal level
18 ISBD
19 Related record not required

005

ponovo generiramo

008

provjeravamo, ali u pravilu ne mijenjamo

015

ne brisati, ostaviti kako piše

020

brišemo crtice u ISBN-u

035$a

ostavljamo

040

$c ako ga nema, upisujemo kod ustanove koja je izradila zapis
$c upisujemo kôd ustanove koja je izradila izvorni zapis (odnosno od koje preuzimamo zapis)
$d HR-ZaFF
$e ppiak

773 ili 774 ili 760

brišemo

8XX ?

9XX

brišemo sva polja koja mi NE koristimo, upisujemo polja koja mi koristimo (942)

Originalna katalogizacija je proces u kojemu mi sami radimo novi originalni zapis za publikaciju.

RADNI PROCES:

1. provjerimo nalazi li se u bazi bib-zapis za publikaciju koju držimo u ruci
2. ako da, dodamo zapis o primjerku (Add item) s podacima o našem primjerku vidi: Dodavanje primjerka - predmetni stručnjaci!
3. ako postoji sličan zapis, npr. različito izdanje, svezak djela u više svezaka, dupliciramo zapis vidi: Dupliciranje zapisa
4. ukoliko taj zapis postoji u nekoj drugoj knjižnici iz koje možemo preuzeti zapis, preuzimamo ga, vidi: Preuzimanje zapisa
5. ako ne, odemo na glavnu stranicu KOHE: http://koha.ffzg.hr:8080/cgi-bin/koha/mainpage.pl
6. gore desno kliknemo na Add MARC record.
7. u padajućem meniju Change framework izaberemo predložak koji nam odgovara
8. katalogiziramo prema uputama za MARC zapise vidi: katalogizacija

Popis duplih zapisa

• dupli-bib-zapisi-2011-05-18.xls

UPOZORENJE: ovaj popis nije savršeno točan! Na njemu se nalaze zapisi koji možda nisu dupli, a ne sadrži neke zapise koji su dupli, npr. one koji imaju tipfeler ili neku drugu grešku u nekom od polja po kojem je rađeno uparivanje.

Uparivanje je rađeno prema poljima:
ISBN, Naslov, Oznaka podređenog naslova, Podređeni naslov, Osobna autorska odrednica, Mjesto izdavanja, Godina izdavanja

Upute

1. Identificirati zapise koje treba spojiti i odabrati jedan najpotpuniji, zapamtiti (zapisati) njegov biblionumber

2. Dodati zapise na listu (upute: Kako dodati zapis na popis.doc).
Popis neka bude javan (public) - na taj način će svi knjižničari moći vidjeti da je taj zapis već u proceduri i to će spriječiti situaciju da dvije osobe rade na spajanju istog naslova. Popis treba nazvati nekako prema sebi (staviti svoje ime, inicijale i sl. - dogovorit ćemo se u četvrtak)

3. Otići na taj popis - odabrati DVA zapisa s liste i kliknuti na "Merge selected items".

Polja na koja treba obratiti pažnju

008, 040, 100, 245, 260, 300, 440, 490 - zadržati jedan, potpuniji i točniji ili nadopuniti (kombinirati) ako nedostaje potpolje
035 - zadržati iz svih zapisa (ponovljivo polje)
080 - zadržati iz svih zapisa! (ponovljivo polje) Ako se u 080 naiđe na UDK iz starih tablica, obrisati
084 - ovo ima samo na psihologiji, treba zadržati
5XX, 653 - zadržati sve osim duplih
942 - zadržati sva potpolja d iz svih zapisa; obrisati ovo polje samo u slučaju kad smo sigurni da nema niti jednog primjerka u ZS; potpolja h i i se brišu!
952 - OBAVEZNO kliknuti na cijelo polje iz svih zapisa, ne dirati potpolja!
991 - ne prenositi niti iz jednog zapisa (svi podaci iz 991 nalaze se zapravo u 952t). Podatak u 991 više se ne vodi i ničemu ne služi, nastao je prilikom konverzije, radi kontrole
992 - zadržati iz svih zapisa
999 - NE DIRATI nikako, niti ga ne gledaj, pravi se kao da ne postoji :)

Opće napomene

1. Kad dio potpolja uzimamo iz jednog zapisa, a dio iz drugog (npr. polje 300), moguće je da se redoslijed potpolja poremeti - to moramo ispraviti nakon spajanja uobičajenim postupkom uređivanja zapisa.

Oprez sa zapisima koji sadrže navodnike!

2. Kada zapis sadrži PODATKE U NAVODNICIMA (UDK broj koji sadrži pomoćnu oznaku za vrijeme - npr. 94(497.5)"12/15" ; naziv izdavača u navodnicima - npr. "August Cesarec" ; ponekad se navodnici pojavljuju u općim napomenama ili napomenama o sadržaju), ti podaci se "izgube" (nestanu) prilikom spajanja pa ih je potrebno PONOVNO UPISATI NAKON SPAJANJA (kada na kraju editirate zapis).

Koha podržava znakove za sve jezike (UTF-8)

http://www.typeit.org/

Za sad se smiju brisati samo oni zapisi na kojima nema niti jednog obrađenog primjerka, a primjerci koji pripadaju tom zapisu pridruženi su nekom drugom zapisu. Obrađenim primjerkom smatra se onaj primjerak koji je dobio čip i novu signaturu.

Ne smiju se brisati oni bibliografski zapisi čiji primjerci nisu pridruženi nekom drugom zapisu. Npr. zapis nećemo brisati ako konstatiramo da su svim primjerci tog naslova izgubljeni, nego ćemo u tom slučaju svaki primjerak kojeg smatramo izgubljenim označiti kao izgubljen.

Upute za brisanje zapisa

nadopuniti

Ako iz nekog razloga želimo sakriti cijeli bibliografski zapis iz javnog kataloga (ali ne zato što su primjerci izgubljeni, jer onda to radimo drukčkije), onda u odgovarajuće polje na bibliografskom zapisu moramo staviti odgovarajuću oznaku.

To polje je 942$n - možemo odabrati što želimo (ako ne odaberemo ništa onda će se zapis pokazati u OPAC-u).

Sakriveno za javni katalog i dalje se vidi u intranetu.

Edit as new (Duplicate)

Ova se opcija koristi isključivo ako u bazi već NE POSTOJI bibiliografski zapis za publikaciju koju želimo katalogizirati. Ukoliko bib-zapis postoji, ali ga je napravio/la netko drugi/a, onda samo dodajemo primjerak! TO JE JAKO VAŽNO! Dupliciramo zapise samo u slučaju da koristimo neke podatke iz starog zapisa. Npr, kada:

• imamo djelo u više svezaka pa da ne upisujemo ručno sve podatke,
• u slučaju da smo dobili neko drugo izdanje istog naslova i sl.

RADNI PROCES ZA DUPLICIRANJE ZAPISA KOJI SU KONVERTIRANI IZ ISIS-a:

1. provjerimo nalazi li se u bazi bib-zapis za publikaciju koju držimo u ruci
2. ako da, dodamo zapis o primjerku (Add item) s podacima o našem primjerku vidi: Dodavanje primjerka
3. ako ne, nađemo bib-zapis koji nam je najsličniji onome kojega bismo trebali napraviti za našu publikaciju (različito izdanje, drugi svezak djela u više svezaka...)
4. otvorimo zapis
5. kliknemo na EDIT --> EDIT AS NEW (DUPLICATE)
6. kada nam se otvori novi zapis moramo obratiti pažnju na sljedeće:
• polje 005 nanovo generiramo
• polje 008 moramo ponovo editirati tako da izbrišemo postojeće podatke i ponašamo se prema tom polju kao da nam je to novi originalni zapis
• polje 020 (ISBN) - brisati crtice u ISBN-u
• polje 035 (ako postoji u prethodnom/originalnom zapisu) moramo OBAVEZNO obrisati
• u polju 942$d brišemo staru signaturu
• polje 991 moramo brisati
• polje 992 moramo brisati
7. promijenimo potrebne podatke (podređeni stvarni naslov, podatak o izdanju...)
8. stisnemo SAVE
9. Ako ne mijenjamo naslov, već samo podatke o izdanju i sl., KOHA pita hoćemo li samo dodati item postojećem zapisu ili hoćemo zapis spremiti kao nov - kliknemo na link za stvaranje novog zapisa: No: Save as now record.

 10. tada nam KOHA ponudi da napravimo zapis o primjerku (Add item) što i učinimo!

 11. Ako mijenjamo naslov, KOHA odmah ponudi da dodamo novi zapis o primjerku (Add item), te to i učinimo!

RADNI PROCES ZA DUPLICIRANJE ZAPISA IZ NOVOG ZAPISA (NAPRAVLJENOG U KOHA-i):

1. provjerimo nalazi li se u bazi bib-zapis za publikaciju koju držimo u ruci
2. ako da, dodamo zapis o primjerku (Add item) s podacima o našem primjerku vidi: Dodavanje primjerka
3. ako ne, nađemo bib-zapis koji nam je najsličniji onome kojega bismo trebali napraviti za našu publikaciju (različito izdanje, drugi svezak djela u više svezaka...)
4. otvorimo zapis
5. kliknemo na EDIT --> EDIT AS NEW (DUPLICATE)
6. kada nam se otvori novi zapis moramo obratiti pažnju na sljedeće:
• polje 005 nanovo generiramo
• polje 008 moramo ponovo editirati tako da izbrišemo postojeće podatke i ponašamo se prema tom polju kao da nam je to novi originalni zapis
7. promijenimo potrebne podatke (podređeni stvarni naslov, podatak o izdanju...)
8. stisnemo SAVE
9. Ako ne mijenjamo naslov, već samo podatke o izdanju i sl., KOHA pita hoćemo li samo dodati item postojećem zapisu ili hoćemo zapis spremiti kao nov - kliknemo na link za stvaranje novog zapisa: No: Save as now record.

 10. tada nam KOHA ponudi da napravimo zapis o primjerku (Add item) što i učinimo!

 11. Ako mijenjamo naslov, KOHA odmah ponudi da dodamo novi zapis o primjerku (Add item), te to i učinimo!